Misc

Warisan Pengetahuan Organisasi

Saya pernah menemukan sebaris kalimat yang paling menakutkan bagi coder manapun di salah satu pekerjaan yang saya lakoni: I don’t know why, but it works. Dalam pekerjaan yang lain, pendahulu saya meninggalkan setumpuk masalah yang harus diselesaikan, dan tak seorang pun memberitahu saya hingga saya menemukannya. Mungkin cerita anda berbeda. Mungkin anda tahu kejadian yang anda hadapi sudah pernah terjadi sebelumnya namun sama sekali tidak ada arsip bagaimana kejadian tersebut akhirnya ditanggulangi. Pegawai senior yang pernah mengalami masa-masa itu sudah berhenti, dan anda terpaksa memikirkan cara baru untuk menanganinya.

Sistem pengelolaan pengetahuan, sama seperti pencadangan data, adalah hal yang baru dicari dan disesali setelah sesuatu terjadi. Banyak perusahaan yang pasrah mempercayakan akumulasi informasi dan pengalaman dalam kepala pegawai-pegawainya, berharap mereka akan terus ada untuk meneruskan pada siapapun yang memerlukannya di kemudian hari. Tapi bencana bisa tiba kapan saja. Karyawan mengajukan pengunduran diri, masalah terjadi di sekian tempat sekaligus dan tim tidak mampu menyelesaikan semuanya bersamaan, dan lain-lain (baca pula mengenai Rencana Keberlanjutan Perusahaan dan Mitigasi Bencana). Belum lagi kerugian yang ditimbulkan dari waktu yang terbuang akibat mencari jawaban dari pertanyaan yang sebelumnya sudah pernah terjawab.

Secara garis besar, ada tiga jenis pengetahuan: tacit, eksplisit, dan implisit. Tacit adalah jenis pengetahuan bersifat intuitif yang didapat dari pengalaman dan paling sulit disusun dalam bentuk tertentu. Pengetahuan yang dapat dituangkan dalam bentuk tertulis, rekaman, dan semacamnya adalah pengetahuan eksplisit. Aplikasi pengetahuan eksplisit yang diwujudkan dalam rangkaian pekerjaan keseharian disebut pengetahuan implisit. Meski tidak semudah pengetahuan eksplisit, pengetahuan implisit masih dapat ditangkap dan diteruskan, misalnya dengan pemetaan prosedur umum. Namun, sebagian literatur menggabungkan pengetahuan tacit dan implisit untuk penyederhanaan.

Dalam konteks IT, warisan pengetahuan seringkali dibicarakan hanya dalam skala perangkat lunak. Ada miskonsepsi bahwa sepanjang perusahaan sudah menggelontorkan dana untuk membeli dan mengimplementasikan perangkat lunak kabinet virtual untuk menyimpan segala dokumen maka manajemen pengetahuan sudah terjamin. Pandangan ini melupakan pengetahuan tacit sama sekali dan mungkin hanya dapat mencakup sebagian pengetahuan implisit. Lagi-lagi, IT bukan segalanya. Solusinya? Seperti yang sudah ditemukan pengrajin berabad-abad silam, inilah pentingnya sistem magang dan bimbingan.

Ada perusahaan yang membiarkan pegawai junior dan seniornya bekerja sendiri-sendiri. Kala menerima promosi, sang pegawai junior (yang baru saja jadi senior) ini diberikan tugas-tugas baru dan diharapkan bisa langsung mengerti posisi barunya. Bandingkan dengan sistem magang abad pertengahan: seorang pengrajin muda harus belajar dan bekerja di bawah pengawasan pengrajin ulung, baru dapat diakui sebagai seorang pengrajin dan kemudian mengambil murid sendiri. Dengan sistem ini, teknik-teknik kerajinan mahsyur dapat bertahan dalam waktu lama, turun-temurun.

Sebuah perusahaan yang ingin tetap berada dalam bisnis dalam jangka panjang punya visi masa depan, sehingga perusahaan semacam ini akan memberikan kesempatan bagi pegawai-pegawai mudanya untuk berkembang, termasuk mengakses pengetahuan dari pegawai yang lebih dulu ada. Untuk itu, perusahaan harus dapat menyemai kultur pembagian informasi yang sehat dan memberikan insentif untuk saling mengajari. Jika dilihat dari kacamata negatif, tekanan yang terlalu besar dalam gaya meritokrasi justru akan membuat pegawai senior merasa takut atau tidak aman berbagi pengetahuan, paranoid juniornya mengambil alih tempatnya.

Untuk menciptakan sistem manajemen pengetahuan yang efektif dan menyeluruh, kedua pendekatan (dokumen dan manusia) harus terlingkupi. Terlepas dari janji-janji vendor perangkat lunak manajemen informasi yang anda baca, sistem manajemen informasi tidak semata arsip. Barangkali bahasan seperti ini mengecewakan bagi mereka yang menaruh harapan tinggi bahwa teknologi bisa menyelesaikan apa saja. Teknologi pun, pada akhirnya, hanyalah aset dan sumber daya untuk dikelola.

Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *